Klauzula informacyjna RODO XIII Krynica Morska Open 2026
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 RODO informujemy, że poniższe zasady dotyczą przetwarzania danych osobowych uczestników turnieju XIII Krynica Morska Open 2026 oraz osób dokonujących zgłoszenia uczestnika do turnieju.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest:
Polski Związek Minigolfa (PZMG)
ul. Wielkopolska 7
78-100 Kołobrzeg
Poland
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z administratorem pod adresem e-mail:
albo korespondencyjnie na adres siedziby administratora.
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych należy kontaktować się bezpośrednio z administratorem.
2. Zakres przetwarzanych danych
Administrator przetwarza dane podane w formularzu zgłoszeniowym oraz dane powstałe w związku z udziałem w turnieju, w szczególności:
-
- imię i nazwisko uczestnika,
- rok urodzenia lub datę urodzenia, jeżeli jest to niezbędne do ustalenia kategorii startowej albo identyfikacji uczestnika,
- klub, kraj i kategorię startową,
- dane kontaktowe podane w formularzu,
- dane rodzica lub opiekuna prawnego, jeżeli zgłoszenie dotyczy uczestnika niepełnoletniego,
- informacje dotyczące udziału w turnieju, wyników sportowych, klasyfikacji, zdobytych miejsc, tytułów, trofeów lub nagród,
- informacje dotyczące płatności, jeżeli są wymagane,
- wizerunek uczestnika utrwalony na zdjęciach lub nagraniach wideo wykonanych podczas turnieju — wyłącznie w przypadku wyrażenia odrębnej, dobrowolnej zgody na wykorzystanie indywidualnego wizerunku, z zastrzeżeniem przepisów prawa dotyczących relacjonowania publicznych wydarzeń.
Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych. Oznacza to, że przetwarzane są tylko te dane, które są niezbędne do przyjęcia zgłoszenia, organizacji i przeprowadzenia turnieju, prowadzenia klasyfikacji sportowych, rozliczeń oraz dokumentacji wydarzenia.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:
a) przyjęcie zgłoszenia, organizacja i przeprowadzenie turnieju, komunikacja organizacyjna oraz obsługa udziału w zawodach
— na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. w celu podjęcia działań przed dopuszczeniem uczestnika do udziału w turnieju oraz realizacji zasad udziału w turnieju wynikających z informacji organizacyjnych dotyczących wydarzenia;
b) prowadzenie list startowych, wyników, klasyfikacji, statystyk i archiwów sportowych, w tym publikacja danych w zakresie niezbędnym dla przebiegu rywalizacji sportowej
— na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu administratora polegającego na dokumentowaniu przebiegu turnieju, prowadzeniu klasyfikacji, statystyk i archiwum sportowego oraz informowaniu o wynikach rywalizacji;
c) rozliczenie opłat startowych, prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej, jeżeli dotyczy
— na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO, tj. obowiązków prawnych ciążących na administratorze;
d) dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami
— na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu administratora;
e) dokumentacja fotograficzna i filmowa wydarzenia oraz promocja turnieju, minigolfa jako dyscypliny sportu i działalności Polskiego Związku Minigolfa
— w zakresie indywidualnego wizerunku uczestnika, na podstawie dobrowolnej zgody, tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
W przypadku przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO administrator dokonuje oceny, czy jego prawnie uzasadniony interes nie narusza praw i wolności osób, których dane dotyczą, ze szczególnym uwzględnieniem uczestników niepełnoletnich. Informacje dotyczące tej oceny można uzyskać, kontaktując się z administratorem.
4. Publikacja danych sportowych
Udział w turnieju wiąże się z publikacją danych niezbędnych do prowadzenia rywalizacji sportowej, list startowych, wyników, klasyfikacji, statystyk i archiwów sportowych.
Publikowane mogą być w szczególności:
-
- imię i nazwisko uczestnika,
- klub lub kraj,
- kategoria startowa,
- wynik sportowy,
- miejsce w klasyfikacji,
- informacje o zdobytych tytułach, trofeach lub nagrodach.
Dane te mogą być publikowane na stronach internetowych i w oficjalnych kanałach komunikacji Polskiego Związku Minigolfa, w systemach zgłoszeniowych i wynikowych wykorzystywanych do obsługi turnieju, a także w oficjalnych materiałach informacyjnych dotyczących turnieju.
Publikacja danych sportowych jest ograniczona do zakresu niezbędnego dla dokumentowania przebiegu turnieju, prowadzenia klasyfikacji, prezentacji wyników i archiwizacji sportowej.
5. Wizerunek uczestnika
Utrwalanie i publikacja indywidualnego wizerunku uczestnika w celach dokumentacyjnych i promocyjnych następuje na podstawie odrębnej, dobrowolnej zgody.
Brak zgody na wykorzystanie indywidualnego wizerunku nie wyklucza udziału w turnieju.
Zgoda może obejmować utrwalanie, przetwarzanie i publikację zdjęć oraz nagrań wideo wykonanych podczas turnieju, w szczególności na stronach internetowych oraz w mediach społecznościowych Polskiego Związku Minigolfa, klubów zrzeszonych w PZMG, współorganizatorów oraz oficjalnych sponsorów i partnerów turnieju — wyłącznie w zakresie związanym z dokumentacją i promocją turnieju, minigolfa jako dyscypliny sportu oraz działalności Polskiego Związku Minigolfa.
Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z administratorem pod adresem:
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
W przypadku zdjęć lub nagrań przedstawiających uczestnika jedynie jako szczegół większej całości, takiej jak publiczne wydarzenie sportowe, zgromadzenie, ceremonia, dekoracja zwycięzców lub ogólny przebieg turnieju, zastosowanie mogą mieć przepisy prawa pozwalające na relacjonowanie publicznych wydarzeń.
6. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być udostępniane:
-
- osobom i podmiotom współpracującym z administratorem przy organizacji turnieju, wyłącznie w zakresie niezbędnym do jego przeprowadzenia,
- dostawcom usług informatycznych, hostingu, poczty elektronicznej, formularzy zgłoszeniowych, systemów zgłoszeniowych i wynikowych,
- klubom zrzeszonym w PZMG, współorganizatorom oraz podmiotom obsługującym turniej — w zakresie niezbędnym do organizacji zawodów, prowadzenia klasyfikacji i prezentacji wyników,
- podmiotom prowadzącym obsługę księgową, podatkową lub prawną administratora, jeżeli dotyczy,
- podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
- odbiorcom publicznym — w zakresie danych publikowanych w listach startowych, wynikach, klasyfikacjach, statystykach, archiwach sportowych oraz materiałach informacyjnych i promocyjnych.
Oficjalni sponsorzy i partnerzy turnieju mogą wykorzystywać materiały promocyjne zawierające indywidualny wizerunek uczestnika wyłącznie w zakresie objętym dobrowolną zgodą na wykorzystanie wizerunku oraz wyłącznie w związku z dokumentacją lub promocją turnieju.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Co do zasady administrator nie zamierza przekazywać danych osobowych bezpośrednio do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
W związku z publikacją informacji, zdjęć lub nagrań w internecie, w tym w mediach społecznościowych, dane mogą być jednak dostępne dla nieograniczonego kręgu odbiorców, również spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
Ponadto korzystanie z niektórych narzędzi informatycznych, systemów internetowych, poczty elektronicznej, hostingu, systemów zgłoszeniowych, systemów wynikowych lub platform społecznościowych może wiązać się z przetwarzaniem danych przez dostawców tych usług poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku przekazywanie danych odbywa się na zasadach określonych przez tych dostawców, w szczególności z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO, takich jak decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne, jeżeli mają zastosowanie.
Informacje o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z administratorem pod adresem:
8. Okres przechowywania danych
Dane osobowe przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia, organizacji i przeprowadzenia turnieju będą przechowywane przez okres niezbędny do organizacji, przeprowadzenia i rozliczenia turnieju, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
Dane zawarte w dokumentacji księgowej, podatkowej i rozliczeniowej będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa.
Dane publikowane w listach startowych, wynikach, klasyfikacjach, statystykach i archiwach sportowych mogą być przechowywane długoterminowo jako część dokumentacji sportowej i historycznej turnieju. Zakres tych danych będzie ograniczony do informacji niezbędnych dla dokumentacji sportowej, takich jak imię i nazwisko, klub lub kraj, kategoria startowa, wynik, miejsce w klasyfikacji oraz zdobyte tytuły lub nagrody.
Administrator może okresowo dokonywać przeglądu zakresu publikowanych danych w archiwach sportowych, z uwzględnieniem celu ich dalszego przechowywania oraz praw osób, których dane dotyczą.
Dane przetwarzane na podstawie zgody na wykorzystanie indywidualnego wizerunku będą przetwarzane do czasu wycofania zgody, zakończenia celu promocyjnego albo do czasu skutecznego wniesienia żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, o ile dalsze przetwarzanie nie będzie dopuszczalne na innej podstawie prawnej.
9. Prawa osoby, której dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:
-
- dostępu do swoich danych,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych, jeżeli zachodzą podstawy przewidziane w RODO,
- ograniczenia przetwarzania,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
- przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
- wycofania zgody w dowolnym momencie — w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.
W przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją.
Żądania dotyczące realizacji praw można kierować na adres:
10. Prawo wniesienia skargi
Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.
11. Dobrowolność podania danych
Podanie danych niezbędnych do zgłoszenia uczestnika jest warunkiem udziału w turnieju wynikającym z zasad organizacyjnych wydarzenia.
Podanie danych nie jest obowiązkiem ustawowym, ale brak podania danych wymaganych w formularzu może uniemożliwić przyjęcie zgłoszenia lub udział w zawodach.
Podanie danych do celów rozliczeniowych, jeżeli są wymagane, może być konieczne ze względu na obowiązki wynikające z przepisów prawa podatkowego lub rachunkowego.
Wyrażenie zgody na wykorzystanie indywidualnego wizerunku jest dobrowolne i nie stanowi warunku udziału w turnieju.
12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.